Druk Cyfrowy, Nowości

Papier kontra ekran, czyli dlaczego pracownicy biurowi doceniają drukowanie

Jesteśmy pokoleniem używającym ekranów. Wynalezienie tabletów, czytników e-booków i smartfonów — cechujących się coraz wyższą jakością obrazu — oznacza, że pracujemy z cyfrowymi treściami na ich matrycach więcej, niż kiedykolwiek wcześniej. Odnosi się to zwłaszcza do młodszego pokolenia, „ekrano-latków” („screenagers”), które wyrosło w kulturze opartej na używaniu urządzeń z monitorami, mediów społecznościowych i urządzeń mobilnych.

Jednak nawet w obecnym, cyfrowym społeczeństwie papier wciąż odgrywa znaczącą rolę w pracy i komunikacji. Badania grupy ponad 2400 pracowników biurowych w krajach obszaru EMEA, przeprowadzone na zamówienie Epson Europe (i opublikowane na początku 2017 roku), wskazują, że aż 86 procent pracowników korzysta z drukarek co najmniej raz dziennie. Osoby, które to robią, drukują średnio 14 dokumentów/grafik — a to oznacza około 29 stron każdego dnia[1].

Czy wykorzystanie papieru w miejscu pracy oznacza, że poszukujemy wytchnienia od ciągłego wpatrywania się w ekran, a może istnieje naukowe wyjaśnienie dla niesłabnącego znaczenia papieru? I przyswajanie informacji odczytywanych z papieru funkcjonuje inaczej niż tych wyświetlanych?

Kiedy chcemy szybko przejrzeć lub przeczytać tekst, czytanie z ekranu jest dobrą opcją. Jednak w różnych miejscach, takich jak szkoły lub biura, obserwuje się, że ludzie wciąż używają drukowanych stron do uważnego, ostrożnego czytania.

W biurach większość drukowanych materiałów to umowy czy faktury, które według pracowników stanowią 38 procent wszystkich materiałów drukowanych standardowo w ciągu zwykłego dnia pracy[2]. Można to prawdopodobnie wyjaśnić faktem, że takie materiały to zazwyczaj długie teksty i często służą jako punkt odniesienia w procesie podejmowania decyzji wymagających głębszego zrozumienia tekstu. A ponieważ lektura i edycja umów i faktur z reguły wymaga skupienia i większej uwagi, wydruk na papierze jest tu logicznym wyborem.

Załączniki poczty e-mail (29%) i, co zaskakujące, same wiadomości e-mail (31%)[3] są także często drukowane. Przy stałym napływie poczty elektronicznej łatwo sobie wyobrazić, dlaczego ważne wiadomości i załączniki wymagające większej uwagi są przenoszone na papier — tym bardziej, że poczta e-mail to dominująca forma komunikacji w dzisiejszym miejscu pracy. Badania wskazują, że liczba wysyłanych i otrzymywanych biznesowych wiadomości e-mail przypadających na pracownika każdego dnia wzrosła do około 123 w ciągu 2016 roku[4]. Oczekuje się, że ta liczba wzrośnie do 126 wiadomości wysyłanych i otrzymywanych w każdy dzień roboczy do końca 2019 roku[5].

Co więcej, pracownicy podkreślają, że zazwyczaj drukują materiały, które mają być udostępnione/rozdane współpracownikom (31%), przeczytane (27%) oraz edytowane lub skomentowane (22%)[6]. Ten ostatni aspekt podkreśla ponad połowa (51%) pracowników, którzy uważają, że „łatwiej popełnić błąd podczas edycji dokumentu elektronicznego niż wydruku”[7].

Co więcej, inne badania naukowe (Wastlund, Reinikka, Norlander i Archer) wskazują, że mózg podlega znacznie większym obciążeniom podczas czytania na ekranie i szybciej się męczy niż w przypadku czytania z papieru. Badania wskazują, że mózg może funkcjonować lepiej znacznie przez dłuższy czas w trakcie czytania z papieru[10], podczas gdy czytanie z ekranu zużywa więcej zasobów mózgu, znacznie utrudniając zrozumienie informacji. 

Co więcej, czytanie z interaktywnych urządzeń wymaga więcej dyscypliny, ponieważ wiąże się z wieloma rozpraszającymi uwagę czynnikami. Podczas czytania może pojawić się zawiadomienie o wiadomości e-mail lub możemy mieć pokusę zostawić dokument, żeby poprzeglądać sieć dostępną „na kliknięcie myszy” lub dotknięcie palcem. Praca z papierem wiąże się z mniejszą liczbą rozpraszających uwagę bodźców, a czytelnicy mogą skupić się na jednej czynności. Co więcej, ankieta przeprowadzona wśród studentów wskazuje, że 90 procent z nich chętniej wykonuje inne czynności podczas czytania na ekranie, a tylko jeden procent z nich stwierdza, że wykonywaliby inne działania także podczas czytania drukowanego tekstu[11]. Być może da się to wyjaśnić faktem, że dokumenty papierowe często uważane są za bardziej autorytatywne i poważniejsze w porównaniu do swoich cyfrowych odpowiedników i z tego powodu wymagają pełnego skupienia czytelnika. Kiedy na Twoim biurku pojawi się 2000-stronicowy raport, jego waga i rozmiar z pewnością wzbudzą większy szacunek niż cyfrowa kopia tego samego dokumentu.

Aby pracować wydajniej, każdy pracownik musi stwierdzić, co mu w tym pomaga i w jakich przypadkach lepszym wyborem będzie praca z ekranem, a w jakich bez ekranu. Jednakże, jak twierdził futurysta Jack Uldrich: „każda technologia ma niepowtarzalne i wymierne zalety — papier również. Papier jest prawdopodobnie najlepszym wynalezionym narzędziem do przekazywania, udostępniania i rozpowszechniania informacji”. Na tej podstawie można stwierdzić, że dokumenty papierowe pozostaną istotnym czynnikiem wspomagającym wydajną pracę.  

www.epson.pl

[1] Instytut badawczy Coleman Parkes Research Ltd., badanie na zlecenie firmy Epson, 2017

[2] Instytut badawczy Coleman Parkes Research Ltd., badanie na zlecenie firmy Epson, 2017

[3] Instytut badawczy Coleman Parkes Research Ltd., badanie na zlecenie firmy Epson, 2017

[4] Radicati Group, Inc. Raport statystyczny dotyczący poczty elektronicznej, 2015–2019

[5] Radicati Group, Inc. Raport statystyczny dotyczący poczty elektronicznej, 2015–2019

[6] Instytut badawczy Coleman Parkes Research Ltd., badanie na zlecenie firmy Epson, 2017

[7] Instytut badawczy Coleman Parkes Research Ltd., badanie na zlecenie firmy Epson, 2017

[8] http://www.radford.act.edu.au/storage/reading-on-screens-v-paper.pdf

[9] Gerlach, J., Buxmann, P. (2011). Badania dotyczące stopnia akceptacji książek elektronicznych — wpływ dysonansu haptycznego na wdrażanie innowacji. Materiały z konferencji ECIS 2011. Referat 141. Pozyskany 5 stycznia 2015 r. ze strony: http://is2.lse.ac.uk/asp/aspecis/20110145.pdf 

[10] http://www.radford.act.edu.au/storage/reading-on-screens-v-paper.pdf

[11] https://www.washingtonpost.com/local/why-digital-natives-prefer-reading-in-print-yes-you-read-that-right/2015/02/22/8596ca86-b871-11e4-9423-f3d0a1ec335c_story.html

KL